E-facturatie is momenteel alleen beschikbaar in België. Vanwege afronden van contante betalingen wordt de btw berekend en toegepast op het oorspronkelijke betalingsbedrag.

Met e-facturatie kunt u Business-to-Business (B2B)-facturen verzenden via het Peppol-netwerk. Door e-facturatie in te schakelen via Restaurant Manager, wordt uw bedrijf geregistreerd bij Peppol.

Vereisten

• De bedrijfslocatie moet zich in België bevinden.
• De betalingsmethoden Betaald per factuur en Zet op rekening moeten zijn aangemaakt in Restaurant Manager.
• Er moet een printertemplate Factuur zijn aangemaakt in Restaurant Manager.
• De Factuurinstellingen sectie moeten compleet.

E-facturering inschakelen

E-facturering inschakelen vanuit Restaurant Manager.

1. Log in op de Restaurant Manager met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Selecteer in het navigatiemenu Instellingen > Factuurinstellingen.
3. Klik in het gedeelte Instellingen voor Peppol E-facturering op E-facturering inschakelen.

   

4. In het formulier dat geopend wordt, zijn uw bedrijfsgegevens standaard ingevuld. Controleer of de informatie correct is en werk het indien nodig bij.

• Wettelijke bedrijfsnaam: de officiële geregistreerde naam van het bedrijf zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
• Land: standaard ingesteld op België. Dit kan niet worden gewijzigd.
• Geregistreerd adres: het officiële vestigingsadres van het bedrijf voor juridische, fiscale en administratieve doeleinden.
• Btw-nummer: het unieke btw-nummer dat aan uw bedrijf is toegewezen. Dit moet een 10-cijferig nummer zijn met het voorvoegsel BE.
• Ondernemingsnummer: het 10-cijferige Kruispuntbank van Ondernemingen-nummer dat aan uw bedrijf is toegekend. Dit moet hetzelfde nummer zijn als het btw-nummer zonder het voorvoegsel BE.

  

Schakel e-facturering op elk gewenst moment in of uit door naar Instellingen > Factuurinstellingen te gaan en E-facturering inschakelen aan of uit te vinken.

Als u e-facturering uitschakelt, kunt u geen nieuwe facturen meer verzenden, maar dit heeft geen invloed op eerder verzonden facturen.

E-facturen maken en verzenden in Restaurant POS

Gebruik de e-factureringsfunctie om facturen te genereren voor alle onbetaalde kastickets die met de betalingsmethode Zet op rekening zijn aangemaakt. E-facturen bevatten een uitsplitsing van de verschuldigde bedragen per kasticket, evenals het totale verschuldigde bedrag voor de factuur. Aan elke e-factuur is een uniek nummer toegewezen, zodat u deze eenvoudig kunt bijhouden.

1. Op het scherm Tafels in Restaurant POS tikt u op Klanten.
2. Selecteer een klant uit de lijst of maak een nieuwe klant aan.
3. Tik op Facturen.
4. Tik op Factuur aanmaken.

   

5. Tik op E-factuur + PDF. De POS geeft Geslaagd of Mislukt weer.

• Geslaagd: de e-factuur is naar de klant verzonden.
• Mislukt: de e-factuur is niet verzonden. De foutmelding geeft details weer waarmee u het probleem kunt oplossen.

  

Als u de optie Alleen PDF kiest in Factuur aanmaken, kunt u geen e-factuur aanmaken of de PDF-factuur converteren.

E-facturen maken en verzenden in Restaurant Manager

Gebruik de e-factureringsfunctie om facturen te genereren voor alle onbetaalde kastickets die met de betalingsmethode Zet op rekening zijn aangemaakt. E-facturen bevatten een uitsplitsing van de verschuldigde bedragen per kasticket, evenals het totale verschuldigde bedrag voor de factuur. Aan elke e-factuur is een uniek nummer toegewezen, zodat u deze eenvoudig kunt bijhouden.

1. Log in op de Restaurant Manager met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Ga vanuit het navigatiemenu naar Gebruikers > Klanten.
3. Klik op de klant naar wie u een e-factuur wilt sturen.
4. Klik op Klantenfacturen.
5. Klik op E-factuur maken (inclusief PDF).

   

De e-factuur wordt automatisch naar de gekozen klant gestuurd. Restaurant Manager toont de status van e-facturen op het tabblad Klantenfacturen of onder Gebruikers > Facturen.

Facturen met de status Verzonden zijn naar de klant verzonden. Facturen met de status Niet verzonden zijn niet naar de klant verzonden. Raadpleeg het foutbericht voor probleemoplossing en om de e-factuur opnieuw te verzenden.

Een e-factuur opnieuw verzenden

Verzend een mislukte e-factuur opnieuw via Restaurant Manager in plaats van een nieuwe aan te maken. E-facturen kunnen opnieuw worden verzonden via het tabblad Klantenfacturen of via Gebruikers > Facturen.

• Een factuur opnieuw verzenden vanuit Klantenfacturen

  Verzend een mislukte e-factuur opnieuw vanuit het tabblad Klantenfacturen van een specifieke Klant.

  1. Log in op de Restaurant Manager met je Lightspeed-inloggegevens.
  2. Ga vanuit het navigatiemenu naar Gebruikers > Klanten.
  3. Klik op de klant naar wie u een e-factuur opnieuw wilt verzenden.
  4. Klik op Klantenfacturen.
  5. Klik op Opnieuw verzenden naast de mislukte e-factuur.

     

  Indien geslaagd, wordt de status van de e-factuur bijgewerkt naar Verzonden. Als de status van de e-factuur Niet verzonden blijft, raadpleegt u het foutbericht voor probleemoplossing.

• Een e-factuur opnieuw verzenden vanaf de pagina Facturen

  Verzend een mislukte e-factuur opnieuw vanaf de pagina Gebruikers > Facturen in Restaurant Manager.

  1. Log in op de Restaurant Manager met je Lightspeed-inloggegevens.
  2. Ga vanuit het navigatiemenu naar Gebruikers > Facturen.
  3. Zoek op factuurnummer, klantnaam of e-mailadres om de mislukte e-factuur te vinden.
  4. Klik op het menu met de drie puntjes naast de mislukte e-factuur.
  5. Klik op Factuur opnieuw verzenden.

  Indien geslaagd, wordt de status van de e-factuur bijgewerkt naar Verzonden. Als de status van de e-factuur Niet verzonden blijft, raadpleegt u het foutbericht voor probleemoplossing.

E-factuurpakketten downloaden

Vanuit Restaurant Manager kunt u bewijsmateriaal voor audits downloaden als een e-factuurpakket. Dit pakket wordt gedownload als een ZIP-bestand en bevat het gestructureerde e-factuurbestand in .JSON-formaat, het bewijs van levering van de e-factuur in .XML-formaat en de factuur als PDF.

Om het e-factuurpakket te downloaden via het tabblad Klantenfacturen:

1. Log in op de Restaurant Manager met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Ga vanuit het navigatiemenu naar Gebruikers > Klanten.
3. Klik op de betreffende klant.
4. Klik op Klantenfacturen.
5. Klik op E-factuurpakket downloaden naast de betreffende e-factuur.

Om het e-factuurpakket te downloaden via Gebruikers > Facturen:

1. Log in op de Restaurant Manager met je Lightspeed-inloggegevens.
2. Ga vanuit het navigatiemenu naar Gebruikers > Facturen.
3. Zoek op factuurnummer, klantnaam of e-mailadres om de relevante e-factuur te vinden.
4. Klik op het menu met de drie puntjes naast de betreffende e-factuur.
5. Klik op E-factuurpakket downloaden.

LiteServer-vereisten voor e-facturen

Om e-facturen te kunnen verzenden, moet uw LiteServer de nieuwste softwareversie hebben. Als uw LiteServer verouderd is, wordt het aanmaken van e-facturen geblokkeerd. Om dit probleem te voorkomen, dient u ervoor te zorgen dat uw LiteServer altijd ingeschakeld en verbonden is om automatische updates te ontvangen.

Neem contact op met support als u een foutmelding krijgt dat uw LiteServer verouderd is.

Pdf-factuurkopieën printen, e-mailen of downloaden

U kunt een PDF-kopie van een factuur afdrukken, e-mailen of downloaden voor uw administratie of om te delen met uw boekhouder. Deze PDF-kopie is alleen ter referentie en is niet hetzelfde als de e-factuur die via de functie wordt gegenereerd.

Een pdf-factuurkopie printen of e-mailen in Restaurant POS

U kunt een PDF-kopie van een factuur printen of e-mailen vanuit de Restaurant POS-app. Voor instructies raadpleeg Klantfacturen aanmaken in Restaurant POS.

Een pdf-factuurkopie downloaden of e-mailen in de backoffice

U kunt een PDF-kopie van een factuur downloaden of e-mailen vanuit de backoffice.

1. Log in bij de Backoffice met uw Lightspeed-inloggegevens.
2. Ga vanuit het navigatiemenu naar Gebruikers > Facturen.
3. Zoek de factuur die u wilt downloaden.
4. Klik op het driepunten-icoon (Meer) en selecteer vervolgens PDF downloaden of Factuur e-mailen.