La facturation électronique n'est actuellement disponible qu'en Belgique. En raison de l'arrondissement des montants en espèces, la TVA est calculée et appliquée sur le montant initial du paiement.

La facturation électronique vous permet d’envoyer des factures interentreprises (B2B) via le réseau Peppol. L’activation de la facturation électronique via Restaurant Manager inscrira votre entreprise auprès de Peppol.

Exigences

• L’établissement doit être situé en Belgique.
• Les modes de paiement Paid by Invoice (payé par facture) et Put on Tab (mettre sur compte) doivent être créés dans Restaurant Manager.
• Un modèle d’impression de facture doit être créé dans Restaurant Manager.
• Le section paramètres de facture doit être complété.

Activer la facturation électronique

Activez la facturation électronique depuis Restaurant Manager.

1. Connectez-vous à Restaurant Manager à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres > Paramètres de facturation.
3. Dans la section Paramètres de facturation électronique Peppol, cliquez sur Activer la facturation électronique.

   

4. Dans le formulaire qui s’ouvre, les coordonnées de votre entreprise devraient être renseignées par défaut. Vérifiez qu’elles sont correctes et modifiez-les si nécessaire.

• Raison sociale de l’entreprise : Nom officiel de l’entreprise tel que publié au Moniteur belge.
• Pays : Belgique par défaut. Le pays ne peut être modifié.
• Adresse juridique : Adresse officielle du siège social de l’entreprise à des fins juridiques, fiscales et administratives.
• Numéro de TVA : Le numéro unique de taxe sur la valeur ajoutée attribué à votre entreprise. Il s’agit d’un numéro à 10 chiffres précédé de la mention BE.
• Numéro d’entreprise : Le numéro à 10 chiffres attribué à votre entreprise par la Banque-Carrefour des Entreprises. Il s’agit du numéro de TVA sans le préfixe BE.

  

Vous pouvez activer ou désactiver la facturation électronique à tout moment en accédant à Paramètres > Paramètres de facturation et en cochant ou décochant l’option Activer la facturation électronique.

Désactiver la facturation électronique vous empêchera d’envoyer de nouvelles factures, mais n’aura aucune incidence sur les factures déjà envoyées.

Créer et envoyer des factures électroniques dans Restaurant POS

La fonctionnalité de facturation électronique permet de générer des factures pour toutes les additions impayées créées à l’aide du mode de paiement Put on Tab (mettre sur compte). Les factures électroniques indiquent le détail des montants dus par addition, ainsi que le montant total dû pour la facture. Chaque facture électronique se voit attribuer un numéro unique afin de faciliter son suivi.

1. À l’écran Tables dans Restaurant POS, appuyez sur Clients.
2. Sélectionnez un client dans la liste ou créez un nouveau client.
3. Appuyez sur Factures.
4. Appuyez sur Créez une facture.

   

5. Appuyez sur Facture électronique + PDF. Restaurant POS indiquera si la tâche a été effectuée avec succès ou si elle s’est soldée par un échec.

• Tâche effectuée avec succès : La facture électronique a bien été envoyée au client.
• Échec : La facture électronique n’a pas été envoyée. Le message d’erreur affichera des détails pour vous aider à résoudre le problème.

  

Si vous sélectionnez l’option PDF uniquement dans Créer facture, vous ne pourrez pas créer de facture électronique ni convertir la facture PDF.

Créer et envoyer des factures électroniques dans Restaurant Manager

La fonctionnalité de facturation électronique permet de générer des factures pour toutes les additions impayées créées à l’aide du mode de paiement Put on Tab (mettre sur compte). Les factures électroniques indiquent le détail des montants dus par addition, ainsi que le montant total dû pour la facture. Chaque facture électronique se voit attribuer un numéro unique afin de faciliter son suivi.

1. Connectez-vous à Restaurant Manager à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Dans le menu de navigation, accédez à Utilisateurs > Clients.
3. Cliquez sur le client auquel vous souhaitez envoyer une facture électronique.
4. Cliquez sur Factures des clients.
5. Cliquez sur Créer une facture électronique (PDF inclus).

   

La facture électronique sera automatiquement envoyée au client choisi. Restaurant Manager affichera l'état des factures électroniques dans l'onglet Factures client ou dans Utilisateurs > Factures.

Les factures dont l'état est Envoyé ont été envoyées avec succès au client. Les factures dont l'état est Non envoyé n'ont pas été envoyées au client. Reportez-vous au message d'erreur pour la résolution des problèmes et le renvoi de la facture électronique.

Renvoyer une facture électronique

Renvoyez une facture électronique qui n'a pas abouti via Restaurant Manager au lieu d'en créer une nouvelle. Les factures électroniques peuvent être renvoyées depuis l'onglet Factures client ou depuis Utilisateurs > Factures.

• Renvoyer une facture depuis Factures client

  Renvoyez une facture électronique échouée depuis l’onglet Factures client d’un client.

  1. Connectez-vous à Restaurant Manager à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
  2. Dans le menu de navigation, accédez à Utilisateurs > Clients.
  3. Cliquez sur le client à qui vous souhaitez renvoyer une facture électronique.
  4. Cliquez sur Factures des clients.
  5. Cliquez sur Renvoyer à côté de la facture électronique qui n'a pas abouti.

     

  Si l'opération est réussie, l'état de la facture électronique sera mis à jour et passera à l'état Envoyé. Si l'état de la facture électronique reste Non envoyé, consultez le message d'erreur pour la résolution des problèmes.

• Renvoyer une facture électronique depuis la page Factures

  Renvoyez une facture électronique qui n'a pas abouti depuis la page Utilisateurs > Factures dans Restaurant Manager.

  1. Connectez-vous à Restaurant Manager à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
  2. Dans le menu de navigation, accédez à Utilisateurs > Factures.
  3. Recherchez par numéro de facture, nom du client ou adresse courriel pour trouver la facture électronique qui n'a pas abouti.
  4. Cliquez sur le menu à trois points à côté de la facture électronique qui n'a pas abouti.
  5. Cliquez sur Renvoyer la facture.

  Si l'opération est réussie, l'état de la facture électronique passera à Envoyé. Si l'état de la facture électronique reste Non envoyé, consultez le message d'erreur pour la résolution des problèmes.

Téléchargement de lots de factures électroniques

Depuis Restaurant Manager, vous pouvez télécharger les justificatifs de conformité pour les audits sous forme de lots de factures électroniques. Ce lot est téléchargé sous forme de fichier ZIP et contient le fichier de facture électronique structuré au format .JSON, le justificatif de livraison de la facture électronique au format .XML, ainsi que la facture au format PDF.

Pour télécharger le lot de factures électroniques depuis l'onglet Factures client :

1. Connectez-vous à Restaurant Manager à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Dans le menu de navigation, accédez à Utilisateurs > Clients.
3. Cliquez sur le client concerné.
4. Cliquez sur Factures des clients.
5. Cliquez sur Télécharger le lot de factures électroniques à côté de la facture électronique pertinente.

Pour télécharger le lot de factures électroniques depuis Utilisateurs > Factures :

1. Connectez-vous à Restaurant Manager à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Dans le menu de navigation, accédez à Utilisateurs > Factures.
3. Recherchez par numéro de facture, nom du client ou adresse courriel pour trouver la facture électronique correspondante.
4. Cliquez sur le menu à trois points à côté de la facture électronique concernée.
5. Cliquez sur Télécharger le lot de factures électroniques.

Exigences LiteServer pour les factures électroniques

Pour pouvoir envoyer des factures électroniques, votre LiteServer doit disposer de la dernière version logicielle. Si votre LiteServer est obsolète, vous ne pourrez pas créer de factures électroniques. Pour éviter ce problème, assurez-vous que votre LiteServer est toujours allumé et connecté afin de recevoir les mises à jour automatiques.

Si vous recevez un message d’erreur indiquant que votre LiteServer est obsolète, contactez le soutien technique.

Imprimer, envoyer par courriel ou télécharger des copies de factures PDF

Vous pouvez imprimer, envoyer par courriel ou télécharger une copie PDF d’une facture pour vos dossiers ou pour la partager avec votre comptable. Cette copie au format PDF est fournie à titre de référence seulement et n’est pas équivalente à la facture électronique générée par la fonctionnalité.

Imprimer ou envoyer par courriel une copie de facture PDF dans Restaurant POS

Vous pouvez imprimer ou envoyer par courriel une copie PDF d’une facture depuis l’application Restaurant POS. Pour obtenir des instructions, consultez l’article Création de factures de client dans Restaurant POS.

Télécharger ou envoyer une copie de facture PDF par courriel depuis Restaurant Manager

Vous pouvez télécharger ou envoyer par courriel une copie PDF d’une facture depuis Restaurant Manager.

1. Connectez-vous à Restaurant Manager à l’aide de vos identifiants Lightspeed.
2. Dans le menu de navigation, accédez à Utilisateurs > Factures.
3. Trouvez la facture que vous souhaitez télécharger.
4. Cliquez sur l’icône à trois points (Plus), puis sélectionnez Télécharger en PDF ou Email invoice (envoyer la facture par courriel).